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Liliane  Schrepfer
2016-06-14T09:05:15Z
Grundsätze
Leistungen/Zeiterfassungen benötigen einen Kunden, ein Projekt und einen Task. Ein Task beschreibt die Arbeit (Realisierung, Garantie, Overhead, Telefon, Support usw). Ein Projekt dient als Gefäss für die Verrechnung von Leistungen und beinhaltet unter anderem einen Stundenansatz, gültig für das Projekt. Jeder Kunde kann mehrere Projekte besitzen, ganz nach deinem Gusto (z.B. Umbau Garage, Wartungsvertrag Nr xy, Verkauf Auto, Website 2016 usw).

Für das Drucken der Leistungen benötigst du Microsoft Excel, am besten 2007 oder höher.

Benötigte Module, um Leistungen zu erfassen
Damit Leistungen erfasst werden können benötigst du folgende Module: Kontakte, Projekte, Leistungen. Falls du diese Module nicht zur Verfügung hast, kannst du sie unter Einstellungen aufschalten:
glit.App Einstellungen Module

Diese Einstellung bearbeiten. Füge Kontakte, Projekte und Leistungen im Abschnitt "Diese Module benutzt du" hinzu und speichere die Änderungen.

Falls du Änderungen vorgenommen hast, melde dich ab und wieder an, dazu musst du auf dein Profilbild oben rechts klicken... Nach der Anmeldung findest du die neuen Menupunkte.

Projekt erfassen
Gehe zum gewünschten Kontakt und wähle "Projekte" in der Kontextnavigation oben. -> Ein neues Projekt kannst du nur innerhalb eines Kontaktes erfassen. Der erfasste Stundenansatz gilt als Grundlage für die Berechnung der Beträge, dieser kann pro Leistungserfassung noch überschrieben werden.

Sobald du alle notwendigen Informationen erfasst hast, kannst du Speichern und das Projekt wird in der Leistungserfassung vorhanden sein.

Leistungen erfassen
Für alle vorhandenen Projekte können nun Leistungen erfasst werden. Dazu in der Hauptnavigation auf "Leistungen" navigieren und auf die "Neue Leistung" klicken. Schnellerfassung:
Schnellerfassung Leistungen

oder in der Detailerfassung, wo du Zeit, Pause, Spesen usw dazu erfassen kannst:
glit.App Leistungen erfassen

Erfasse nun jeden Tag Deine Leistungen für dieses Projekt.

Reporting (Arbeitsrapport, Stundenabrechnung, Spesenabrechnung)
Jetzt kannst du bei der Zwischen- oder Schlussabrechnung des Projekts, Ende Monat oder wann du willst Deine Leistung, resp. die Leistungen eines jeden einzelnen oder aller Benutzer zusammen auswerten. Dazu filterst Du die Leistungen nach Datum und Benutzer.

Tipp: Für jedes Projekt wird eine Excel Arbeitsmappe geschrieben. Falls du nur ein bestimmtes Projekt ausdrucken willst, gehe zu Projekte > Mein TestProjekt > Leistungen und falls du alle Projekte eines Kunden ausdrucken willst, gehe zu Kunde > Leistungen.

Aktuell kann unter Leistungen > Listen ein Arbeitsrapport, eine Stundenabrechnung oder eine Spesenabrechnung gedruckt werden. Die Liste druckt immer alle in der Suchansicht vorhandenen Elemente, hier also die zwei Leistungen:
glit.App Leistungen Listen

Als Beilage für Rechnungen druckst du einen Arbeitsrapport:
Dieser erzeugt pro Projekt ein Excel-Worksheet und summiert alle Stunden und Beträge. Falls Du MwSt-pflichtig bist, wird die MwSt und das Gesamttotal ebenfalls ausgegeben. Unter den Totalen noch die Geleisteten und Fakturierbaren Stunden (falls du welche in der Leistungserfassung als "nicht fakturierbar" markiert hast).

Falls du die Stunden, gruppiert und summiert nach Tag auswerten möchtest, wähle Stundenabrechnung. Wenn du die Leistungen von mehreren Benutzern auswertest, erhälst du ein Worksheet pro Benutzer.
glit.App Leistungen Stundenabrechnung

Und das coolste daran ist, dass es Excel Dateien sind. Du kannst also jeden dieser Reports beliebig anpassen, summieren, gruppieren, quer verweisen, einfärben und was dir sonst noch alles Spass macht.