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Liliane  Schrepfer
2016-06-17T09:09:00Z
Mit der Automatisierung der Serienbrief Funktionalität von Microsoft Word lässt sich dank glit.App viel Zeit sparen. Wie einfach es geht steht in diesem Blog Eintrag:

Der erste Abschnitt beschreibt die Ausführung in glit.App, im zweiten Abschnitt steht beschrieben, wie ein eigenes Word-Dokument als Serienbrief für glit.App verfügbar gemacht werden kann.

Serienbrief ausführen
Damit ein Serienbrief gesendet werden kann, müssen wir erst alle Empfänger-Kontakte auswählen. Diese Selektion findet natürlich bei den Kontakten statt, diese können mit der Volltextsuche und/oder den Tags gefunden werden.
glit.App Kontaktsuche

Sobald die gewünschten Kontakte gefunden sind, kann via Aktionen der Assistent für Serienbriefe gestartet werden.
glit.App Kontakte kontaktieren

Jetzt wird der Assistent gestartet. Die gewählten Kontakte werden angezeigt und die Adressen können so gelassen, erweitert oder eingeschränkt werden:
- Weitere Kontakte auswählen und hinzufügen
- Für die Empfänger Kontakte kann
  • Die Adresse (falls mehrere erfasst sind) ausgewählt werden
  • Festgelegt werden, ob die Adresse Empfänger, Kopie-Empfänger ist oder er ignoriert werden soll

glit.App Serienbriefe

Im nächsten Schritt kann die Vorlage ausgewählt und die Benutzer für Verfasser, Unterschrift 1 und Unterschrift 2 gewählt werden.
glit.App SerienbriefVorlage

Jetzt nur noch Brief erstellen: Es wird eine Datei als Datenquelle geschrieben und mit dem Serienbrief-Dokument verbunden.
glit.App Serienbrief Meldung

Dann wird der Serienbrief in Word angezeigt und kann wie gewohnt weiter bearbeitet werden.

Mit der glit.App einen neuen Serienbrief basierend auf einer eigenen Vorlage erstellen
Woher die Daten kommen

Im Hintergrund werden die Daten von glit.App aufbereitet und alle möglichen Felder zur Verfügung gestellt:
- Felder der Entität (Kontakt, Projekt, Produkt, usw)
- Zusätzliche Daten (Todos, Journal, usw)
- Mandant und Benutzerinformationen

Seriendruckfelder bearbeiten
Die Word-Datei kann frei formatiert werden, die Formatierung wird beim Erzeugen des Reports übernommen.

In der Inhaltsgestaltung von fixem Inhalt, kombiniert mit Seriendruckfeldern, ist man vollständig frei:
Seriendruckfelder bearbeiten
Glit.App unterstützt die Standard Seriendruckfelder, welche entweder mit der Tastenkombination Ctrl+F9 eingefügt und ausgefüllt werden können
glit.App Mergefield
oder via Word-Ribbon «Einfügen»
glit.App Word-Ribbon
glit.App Field

Nach Abschluss aller Anpassungen empfiehlt es sich, alle Felder zu aktualisieren, um zu sehen, ob keine Fehler oder falsche Bezeichnungen vorhanden sind. Dies wird mit Ctrl + A (alles auswählen) und dann F9 (Felder aktualisieren) erreicht.

Ist ein Feld nicht korrekt bezeichnet, wird es nicht ausgefüllt. Weiteres dazu im Tipp „Serienbrief – Fehlersuche“